Kako pripremiti dokument za prevod?

Praktični saveti prevodilačke agencije TSI iz Novog Sada

Priprema dokumenata za prevod često deluje kao jednostavan korak, ali upravo ovde nastaju najčešće greške koje mogu dovesti do nepotrebnog trošenja vremena i novca. U nastavku ćete saznati kako pravilna priprema ubrzava proces, poboljšava kvalitet prevoda i obezbeđuje najbolju moguću saradnju sa vašom prevodilačkom agencijom.

Ko smo mi?

Agencija TSI iz Novog Sada okuplja tim iskusnih prevodilaca i sudskih tumača sa dugogodišnjom praksom u radu sa pojedincima, kompanijama i institucijama. Specijalizovani smo za sve vrste prevoda – od lične i poslovne dokumentacije do tehničkih, medicinskih i pravnih tekstova. Naš cilj je da svaki klijent dobije tačan, brz i profesionalan prevod, bez stresa i dodatnih troškova.

Zato smo za vas pripremili ovaj vodič, kako biste lako i samostalno pripremili dokumenta za prevod, izbegli najčešće greške i maksimalno ubrzali ceo proces.

 

Zašto je priprema dokumenta važna?

Kvalitetan prevod počinje kvalitetnom pripremom. Ako je vaš dokument pregledan, uredan i kompletan, prevodilac će moći da radi brže, preciznije i bez nepotrebnog dopisivanja. Evo nekoliko ključnih razloga zbog kojih je važno da dokument bude pravilno pripremljen pre slanja na prevod:

• Ušteda vremena i novca – manje intervencija, brži završetak i niži troškovi.

• Smanjenje mogućnosti grešaka – jasna i precizna priprema minimizuje šanse za nesporazume i pogrešne interpretacije.

• Povećanje preciznosti i kvaliteta – prevodilac se fokusira na sadržaj, a ne na rešavanje tehničkih problema.

• Bolja komunikacija i saradnja – jasno strukturisan dokument omogućava efikasniji rad i bržu razmenu informacija.

 

Korak po korak: Priprema dokumenta za prevod

 

1. Izaberite pravi format dokumenta

Najbolje je dokumente za prevod slati u uređivom formatu, kao što su:

• Word (.doc/.docx)

• Excel (.xls/.xlsx)

• PowerPoint (.ppt/.pptx)

• PDF (ali samo ako je izvorno napravljen i može da se selektuje/izdvaja tekst)

 

Šta izbegavati?

Nemojte slati fotografisane ili skenirane dokumente, osim ako je to neizbežno. Takvi formati usporavaju proces, jer zahtevaju dodatnu konverziju (OCR) i često dolazi do gubitka dela sadržaja ili formatiranja.
Ako dokument nastaje u specijalizovanim softverima (npr. AutoCAD, InDesign, specifični CRM sistemi, web stranice), obavezno izvezite tekstualni deo u Word, Excel ili drugi univerzalni format.

 

2. Očistite tekst od nepotrebnih elemenata

Pre nego što pošaljete dokument na prevod, proverite sledeće:

• Uklonite sve komentare, „track changes“, markere, fusnote koje nisu za prevod i prazne stranice.

• Jasno označite delove koje nije potrebno prevoditi (npr. interne napomene, kontakt podatke, potpise).

• Ako postoje slike sa tekstom, priložite ih posebno ili napišite sadržaj teksta sa slika u posebnom dokumentu.

Saveti:

• Složite sekcije, naslovite poglavlja i proverite numeraciju.

• Izbegavajte nepotpune rečenice i nedovršene misli.

 

3. Obezbedite konačnu verziju dokumenta

Veoma je važno da prevodiocu pošaljete finalnu verziju dokumenta.

• Izbegavajte slanje nacrta, radnih verzija ili dokumenata na kojima se još radi.

• Ako dođe do izmene nakon što je prevod počeo, javite odmah i pošaljite precizno naznačene izmene.

• Česta promena verzija može povećati troškove i produžiti rok isporuke.

 

4. Posebni zahtevi i terminologija

Ako vaša kompanija koristi specifičnu terminologiju, brendirane izraze ili ima interno pravilo za upotrebu termina, obavezno to napomenite i pošaljite listu ključnih reči.

• Dostavite ranije prevode, reference, uputstva ili dokumente koje prevodilac može koristiti kao orijentir.

• Time ćete postići doslednost u prevodu, što je posebno važno za tehničku, pravnu ili marketinšku dokumentaciju.

 

5. Tehničke napomene

• Ako su u dokumentu tabele, grafikoni, fusnote ili specijalno formatirani delovi, naglasite šta je bitno da ostane u prevodu.

• Kod zvaničnih prevoda (npr. za sudskog tumača), obavezno dostavite original ili overenu kopiju dokumenta.

• Za višejezične dokumente – jasno razdvojite jezičke verzije ili ih obeležite u sadržaju.

 

Najčešće greške klijenata prilikom pripreme dokumenata za prevod

 

Prema našem iskustvu, sledeće greške najviše usporavaju proces i povećavaju rizik od grešaka:

• Slanje loših ili nečitljivih skenova.

• Dokumenti sa nesređenim ili nepotpunim tekstom (npr. nedostaju stranice, pasusi ili su delovi nelogično raspoređeni).

• Neprecizne, nejasne ili kontradiktorne instrukcije.

• Nedostavljanje dodatnih materijala (slika, tabela, ranijih prevoda) koji su neophodni za pravilan kontekst.

 

Saveti za uspešnu komunikaciju sa prevodilačkom agencijom

 

Kako biste dobili najprecizniju ponudu i što brži prevod, prilikom prvog kontakta navedite sledeće:

• Na koji jezik prevodite i iz kog jezika.

• Tip dokumenta (pravni, tehnički, medicinski, lični, marketing, itd).

• Željeni rok isporuke.

• Da li je potreban sudski tumač ili neka druga specijalna usluga.

• Da li postoje posebni zahtevi, napomene ili terminološka uputstva.

Važno je da rokovi i sve detalje dogovorite unapred – time izbegavate nesporazume i dobijate optimalnu cenu i kvalitet.

Prednost saradnje sa agencijom:
Za razliku od pojedinačnih prevodilaca, agencija može da garantuje viši nivo kontrole kvaliteta, veći broj stručnjaka za različite oblasti i pravovremenu isporuku čak i kod većih projekata.

 

BONUS: Check lista za pripremu dokumenata

 

Pre slanja na prevod, proverite da li ste:

• Dokument sačuvali u uređivom formatu (Word, Excel, PowerPoint).

• Poslali finalnu verziju teksta.

• Uklonili komentare, markere, nepotrebne elemente.

• Jasno označili šta se prevodi, a šta ne.

• Dostavili posebne zahteve i terminološku listu, ako je potrebno.

• Priložili sve slike, tabele i dodatne materijale.

• Naveli kontakt osobu za eventualna dodatna pitanja.

 

Kvalitetna priprema dokumenta direktno utiče na brzinu, preciznost i cenu prevoda.
Uz poštovanje ovih jednostavnih koraka, omogućavate vašem prevodiocu ili agenciji da posao uradi profesionalno, bez nepotrebnih zastoja i naknadnih korekcija.

Imate dokument za prevod?
Pošaljite nam upit putem sajta, kontakt forme ili direktno na email, i naši stručnjaci će besplatno proceniti obim posla i ponuditi optimalno rešenje za vaše potrebe.